企业档案对企业文化建设的意义探究

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企业档案对企业文化建设的意义探究

  烟草行业以提升文化软实力为目标,正在全面塑造具有行业特色的企业文化。与此同时,随着档案管理各项硬件设施的升级改造以及信息技术的大范围应用,烟草企业的档案管理发生了很大变化,迈上了新的台阶。那么,如何充分利用好烟草企业自有档案资源,通过挖掘积淀在档案中的文化精髓,继承和发扬企业文化传统,让企业档案在塑造烟草企业文化的特色上发挥积极作用呢?

  虽然企业档案管理与企业文化建设分属不同的管理范畴,但是二者相辅相成,有着不可割裂的内在联系。企业档案和企业文化建设都是企业基础管理的重要组成部分,对企业的成长发展起着重要的保障作用。

  企业档案的文化特性。企业档案作为记录企业成长和发展历程的载体,真实地记录了企业文化建设所需的全部资料。企业档案的本质属性是它的原始记录性,但内容的实质则是它的文化性质。从企业档案的内容来看,它是企业文化建设的宝贵素材,是企业文化建设必不可少的基础资料。从档案管理来看,企业档案的整理编目过程也是一项文化活动,是企业文化在档案资料管理中的落实过程,渗透了档案管理的文化意识和文化自觉。

  企业文化中的档案元素。企业文化管理形成的新成果,不仅构成了档案管理的内容之一,而且企业文化建设过程也需要对企业成长和发展历程的真实记载,需要有关企业经营哲学和企业精神文化宣传的记载。特别是拥有几十年发展历史的烟草企业,发展过程中积累的企业档案以及不同时期的管理哲学、文化理念、文化活动,都是珍贵的历史资料。

  企业档案是企业文化建设的直接依据。企业文化不可能脱离本企业的历史特点和发展特征。烟草企业文化建设只有立足于企业的历史和现状,才能包含企业自身的特色。烟草企业在生产经营活动中形成的档案资料反映着不同企业发展历程以及在不同历史时期的管理思想、经营哲学、文化成果。通过梳理烟草企业丰富的档案资料,可以深刻地理解烟草企业发展特点、发展规律,理解流淌在烟草企业中的文化基因。可以说,企业档案记载的企业发展史,可以为企业文化建设提供各种历史线索和传承渊源,有利于从历史纵观的高度摸清企业文化的发展脉络。

  企业档案是企业文化建设的历史借鉴。在不同历史时期,烟草企业形成了不同的企业文化建设成果。企业丰富的档案内容处处展示着其独有魅力的文化特色。研究企业档案,可以更好地把握企业的历史传统、行业特色、服务对象和内外部环境,更好地总结企业文化建设的得失成败。通过烟草企业文化建设的档案,不仅可以看到烟草企业文化的连续性和继承性,还可以更好地为当今烟草企业文化建设提供经验和借鉴。

  企业档案是企业文化建设成果的历史遗存。烟草企业从创立之初,就在不断积累企业档案。企业的文化思想被忠实地记录在企业的档案中,成为企业发展的历史积存。档案中记载的企业科学技术创新和发展,是一代又一代烟草员工的劳动结晶;档案中包含的企业经营管理的经验和教训,是烟草企业管理经营者不可多得的宝贵精神财富;档案叙述的企业发展的艰辛历程及几代劳动者的创业事迹,是当今烟草企业发展的精神动力。由此可见,企业档案本身就是一部企业文化建设史。

  随着烟草行业的不断发展,烟草企业的档案意识、文化意识不断增强,越来越重视档案中心建设,培养专业档案人员,强化信息技术的应用。目前,全国烟草企业档案管理正向标准化、规范化、数字化迈进。要想发挥烟草企业档案管理工作优势,为企业文化建设服务,可以从以下几个方面努力。

  把企业档案室作为企业的文化阵地来建设,使之成为传播企业文化的窗口。借助烟草行业大力提升文化软实力的良好时机,进一步提升烟草企业档案室的地位,通过建设高规范、高配置的企业档案室,把档案中心变成传播企业文化的窗口。烟草企业档案室保存了各种档案,不仅包括文书、科研、会计、基建、设备资料等纸质档案,也保存了声像、照片、实物等特殊载体档案。要将档案室进行升级改造,建设企业历史发展陈列馆,丰富布展内容,充分利用高科技手段,形成立体化的展示形态,使档案室、展览室成为企业的信息基地、历史和文化资料中心,成为塑造企业形象、传播企业文化的重要窗口。

  深入挖掘档案资源,结合企业文化建设选题,积极开发深层次的档案编研。企业档案经过编目归类后保存,呈现为静止状态。要让这些“死”档案变成“活”信息,为企业文化建设发挥作用,就要积极对现存的档案信息进行深入挖掘、充分整合。结合企业文化建设的侧重点,精心选题,通过挖掘企业重大事件和重点人物以及不同阶段的战略目标,可以编纂“企业大事记”“企业经营史”“企业荣誉榜”;通过挖掘企业管理创新、科技创新内容,可以编撰“企业品牌名目”“企业设备发展概况”等专题性资料,使编研资料成为企业文化建设的教科书、企业培训的必修课程。

  建立健全企业信用档案,发挥档案在无形资产评估及相关工作中的作用。诚信烟草是烟草文化建设的内容之一,企业档案对于维护企业信用资质有着重要作用。在生产经营过程中,烟草企业所进行的各类经济活动、社会活动,都与企业信用相关。在档案管理上,要特别注意收集和整理与企业信用资质有关的资料。如业绩报告与审计报告、经济报表、银行信用等级以及质保、环保体系认证书等。同时,还要收集整理企业各类表彰材料、新闻宣传资料、客户资料和意见反馈记录、合同履行记录等。这些资料都是企业的宝贵财富,若得到有效开发利用,将产生直接的经济效益,发挥档案在无形资产评估中的作用。

  利用厂务公开档案,增强员工对企业的归属感,增强团结进取的企业精神。厂务公开是现代烟草企业建设的基本要求。档案管理要结合厂务公开的要求,充分利用好档案资源,在做到内容规范、形式规范、程序规范的基础上,建立企业现行文件开放式阅览室,建立和完善电子档案信息系统,推进档案管理数字化步伐,特别是对涉及企业发展的重大决策以及与员工利益密切相关的决定等,要及时归类归档,开放权限,为员工查阅与浏览提供便捷的工具和平台,以增强企业决策的透明度,获取员工的理解、支持和配合,形成企业发展的合力。

  拓宽工作领域,积极参与企业文化建设,提升企业形象塑造的厚重感和文化品位。要想发挥企业档案的资源优势,还必须拓展工作领域,积极参与企业和各项组织开展的文化活动,加强对各类文化活动素材的收集整理,为文化活动提供历史资料、参考依据。档案所体现的企业传统文化内容,是确立企业形象个性化特征的重要依据。在档案管理上,应结合烟草企业的传统项目、特色文化,不断丰富文化资料,积极参与企业内部的各类节庆活动筹划和产品宣传推介活动布展,通过提供具有参考价值的文献,发挥档案的利用价值。


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