档案企业发展的历史“见证者”!

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档案企业发展的历史“见证者”!

  工程项目档案,几十数百卷宗,记录着一个项目的全生命周期和项目建设过程中的种种细节,三十年保存和永久保存资料占满了档案室的所有柜子,它在时你不觉它的珍贵,没它时,急需它时才知道它的重要。2014年,公司参与长沙某项目投标,要求企业提供具有单项合同额超过2亿元的隧道业绩或者累计1000米的隧道施工业绩。

  由于公司以往承接的隧道项目多以五局名义承接,以公司名义承接的隧道项目较少,在档案管理人员的配合项目,翻阅公司尘封的工程项目档案,打开项目竣工图纸,将以公司名义的所有道路项目的隧道一段一段相加,终于满足了项目的投标要求,为项目承接提供了有力的业绩支撑。类似的例子很多,每一个项目投标,都必须有企业类似业绩门槛条件,档案就像一个取之不尽的资源库一样,为投标提供着最有利的支撑。档案,承载厚重,它是一条纽带,连接着过去现在和未来,它为公司承接一个又一个新项目提供着最忠实的支撑,又把一批又一批项目纳入自己宽广的怀抱,记入公司历史。

  2016年7月,公司在南宁某项目完成竣工验收。2016年11月,项目竣工进入结算状态后,结算资料报出。因项目存在赶工和变更签证较多,在与审计对审中存在较大分歧,有大幅审减风险。但是,自工程进场后即制定了完整的资料收集归档制度,对各类资料做到及时同步、收集、归档。项目部提前做好了会议纪要、签证变更、现场收方、照片等成系统资料的收集归档,掌握了在对审工作中的主动权,通过不断提供完善的资料作支撑,加强与业主、审计的沟通,加快了对审工作的进度。2017年3月,最终完成审计。正是由于档案资料的完整性、准确性和有效性,不仅推动项目结算高效快速完成,而且为项目结算效益最大化作出了有力支撑。

  2009年6月12日,公司发中标了广州市某项目,该项目于2009年7月29日开工,2010年4月30日完工,同年9月21日项目经竣工验收合格并取得《市政基础设施工程竣工验收证书》,同日交付番禹污水治理公司使用。2012年9月21日完成财政局审计。

  截止到2012年10月项目保修期满,按合同欠付公司工程款**万元。2012年广州市行政区划调整,业主发生了变化,公司积极进行沟通,但业主间互相推诿,没诚意解决目前存在的问题。鉴于此,公司决定通过法律途径维护合法权益。由于公司施工过程中合约、工程资料保存完好,财务档案资料齐全,为项目诉讼一审、二审、强制执行提供了有效的证据材料,最终项目按照二审广州市中级人民法院的判决通过双方签订补充协议的形式于2017年6月30日收回各类款项共计**万元(含欠付工程款、违约金、利息、案件受理费等),为公司挽回了损失。

  资质是企业进入建筑业市场的“通行证”“入场券”“敲门砖”,没有资质,企业就没有进入市场的资格,也就失去了发展的条件和生存的空间。2017年3月,公司召开月度办公例会。会上,公司党委书记、董事长马跃光坚定地说:“‘申特’势在必行,这是企业发展的需要!目前,公司‘申特’条件基本具备,即使有些地方还有差距,我们也要想方设法解决。”

  “申特”伊始,公司严格按照特级资质标准要求,对企业资信能力、主要管理和技术人员、科技进步水平、代表工程业绩等各项工作进行了全面梳理,这些无疑要用到公司档案资料,不攻克这一拦路虎,申特工作就无法顺利进行。在局和公司市政资质升级时,公司档案室提供了大量的原始档案资料,其中提供给公司资质升级的业绩支撑资料23项,最后选定了14项,并于2017年11月17日顺利拿到了市政公用工程施工总承包特级资质。

  档案是指企业在生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式文件的历史记录,是企业资产、知识资产和信息资源的重要组成部分。

  企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分,是企业生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

  企业档案的作用不可小觑,在市场营销、资质申报、诉讼案件、对外宣传中都发挥了强有力的作用,最大限度地维护了公司的合法权益,保障了员工的权益。

  档案为市场营销、资质升级提供业绩支撑。档案为化解法律诉讼风险提供证据资料各单位在处理项目经济纠纷、项目责任事故、企业资产遗留问题等方面时,可向公司档案室借用相关存档资料,作为证据,化解企业风险。

  档案为项目最终结算效益提供资料支撑。通过过程中各部门做好档案资料的收集、整理、归档,保存齐全原始资料,提供充足有利的资料支撑,为项目最终结算效益最大化提供保障。


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