做好档案管理工作的重要意义

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做好档案管理工作的重要意义

  做好档案管理工作的重要意义 企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好档案管理工作 一个企业健康发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业 工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规 范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这 个企业发展史上的优秀成果, 对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手 资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好 了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略 提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于有关各方准确认定 企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。 做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管 理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企 业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式, 对于实现该企业经 营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于不断 提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 根据我市物业管理企业的管理模式和实际情况, 档案管理的归档内容划分为 11 个一级类目包含党群管理工作、行政管理工作、经营管理工作、物业管理工 等工作形成的文件资料。物业管理企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理 分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。物业管理企业退出项目时要按 照国务院《物业管理条例》《天津市物业管理条例》和《天津市物业管理企业退 、 出项目管理暂行办法》的规定要求,将档案资料整理完毕后制作移交目录,在规 定时间内认真做好交接工作。 结合 XX 物业的管理规模和经营理念等方面需求,公司领导立足企业的实力 和能力采用了集中管理模式。投入近 30 万元进行了库房的装修、档案柜架的添 置、办公设备的购买、档案管理软件的购置及档案装具的定做等来满足企业档案 建设的需要。公司建立健全了各项档案管理制度 13 项。包括《XX 物业档案综合 管理办法》 《各类档案归档制度》及《分类方案》 《归档范围及保管期限表》 、 、 、 《档案工作责任制与奖惩办法》以及档案借阅制度、保密制度、库房管理制度、 统计制度等。建立起公司、中心、项目三级档案员队伍,通过集中管理统一培训, 大力推进档案管理“三化”建设。 一是规范化。 档案实行集中管理后, 统一印制档案装具, 统一进行人员培训, 统一整理方法,统一验收标准,有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转 出等环节都分别进行了登记造册进行控制,切实做到了管理规范化,为以后工作 的顺利开展奠定了坚实的基础。 二是信息化。为了提高档案管理效果和工作效率,档案室利用津科档案信息 化管理软件,为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。我们应用软件对文书 档案实行文件集录入,对业主档案实行案卷级录入,对建筑类实行文件级和案卷 级两级录入,形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时,建立科学 的检索方式,实现了档案工作信息化管理,使“死”档案变成了“活”信息,切 实强化了管理效果。 三是安全化。档案实行集中管理后,硬件条件要比原来基层管理要好的多, “十防”工作也落实到了实处,档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立 档案查阅监督机制,严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上,不允许任何个 人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容,是在档案员的监督下进行。由于 管理机制的进一步科学化和规范化,档案的安全性、完整性和保密性得到了有效 保证。 档案在企业经营过程中主要发挥以下五方面作用: 一、行政管理方面的作用,档案是企业行政工作的工具之一,企业任何规章 制度的出台,都是建立在原有管理系统的基础上,充分发挥档案的作用有助于计 划和决策的科学化,有利于提高工作效率和管理水平。 二、项目运营方面的作用,档案是企业业务活动的记录,具有凭证和参考作 用。项目管理的各个环节都会产生相应记录,公司品质管理,项目的达标创优工 作,都是建立在项目档案整理和分析的基础上,档案整理与运营工作相互促进, 才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。图纸、表单、设备等 三、企业文化方面作用,档案与企业文化紧密相连,档案是企业发展的真实 记录和见证,档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到 企业的成长历程,企业的核心价值观,文化氛围等。那一张张照片,一段影像, 一份份文件,一件件实物,让员工产生了归属感、凝聚力和向心力;让客户更感 性的了解我们。 四、法律方面作用,档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记 录,真实可靠,是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、业主合法权益不 受侵害,明确各方面的责任,减少不必要的纠纷。 五、 培训方面的作用, 档案是一种重要的教育资源, 其真实性和原始记录性, 具有不可抗拒的说服力和感染力, 一个个真实的案例可以提高的培训的效率和效 果。制度、流程 档案管理工作对现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。 要做好档案 管理工作,就必须立足于企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究 成果,立足于服务领导、服务项目、服务业主,使档案管理工作更好的为企业发 展服务。


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