企业档案在企业发展中重要作用

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企业档案在企业发展中重要作用

  1 企业档案在企业发展中重要作用 摘 要:企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分。企业档案虽然不直接产生经济效益,但是却通过企业的其它生产经营活动间接地为企业经营目标或利润产生作用。本文着重从三个方面介绍了企业档案在企业发展中的重要作用。 关键词:企业档案 依据 重要资源 企业档案是指和企业发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料。如:图纸,技术标准、规程、规范、科技档案、文书档案、财务档案、工程项目档案、设备档案等所有企业和领导认为重要的凭据和原始资料、数据等。所有有价值的资料整理归档,可以保证整个企业原始资...

  1 企业档案在企业发展中重要作用 摘 要:企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分。企业档案虽然不直接产生经济效益,但是却通过企业的其它生产经营活动间接地为企业经营目标或利润产生作用。本文着重从三个方面介绍了企业档案在企业发展中的重要作用。 关键词:企业档案 依据 重要资源 企业档案是指和企业发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料。如:图纸,技术标准、规程、规范、科技档案、文书档案、财务档案、工程项目档案、设备档案等所有企业和领导认为重要的凭据和原始资料、数据等。所有有价值的资料整理归档,可以保证整个企业原始资料的完整性、历史性和可追溯性。并可以为企业领导和企业良性发展以及企业对员工的考核提供有价值的数据和依据。 那么企业档案的价值、重要作用究竟有哪些,大体可以归纳为以下三个方面: 一、企业科学决策的依据 企业档案跟踪现代化的足迹,而现代企业管理的核心又是决策,决策恰恰又是建立在企业庞大、完整、可靠的信息流基础上。优秀企业家的共同特点就是善于将过去的、现在的各类情况、数据进行综合分析,结合现实的客观条件及主观条件加以比较,然后对企业未来的发展做出科学的判断。 2 在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据,不外乎是从档案信息中得到的。如企业通过这些信息资料,能够积累、掌握、判断企业内部、外部情况。企业内部情况一般指生产能力、技术潜力、物质条件、人才储备等等;企业外部情况,诸如本行业、本系统、市场环境等。企业可以通过大量的、可靠的、历史的、现实的档案信息资源来加以 比较、分析、研究,最终预见企业活动的未来发展和变化,这样可以审时度势地做出科学的决策,制订出切合实际的企业方针和企业发展规划。 二、企业效益的体现 在当前企业现代化、标准化建设中,主要考核产品质量,物质消耗,经济效益三项指标,实际上也是企业档案效益的具体体现。企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映,它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环节,无论是从领导决策、规划制订、方案论 证,还是从设备引进、产品设计、工艺技术改造以及市场信息反馈等等,其效益日益鲜明地显示出来。 三、企业的重要资源 在企业众多的资源中,企业档案信息资源是一项重要的资源,企业档案信息资源,其权威性高于和有别于其他资源,它是企业信息中最主要、最基本的信息。它在企业经营活动中包含着企业方针,规定等方面的政策信息;产品、设备、 3 基建等改造方面的技术信息;以及有关人才培养和人才信息;还有会计核算信息;企业发展史料信息等。这些信息除在本企业提供利用、产生效益外,它还具有交流转让作用,通过双向交流,使档案有了增殖价值,就等于一条信息转为二条信息,最终获得了各自需要的相当等价的效益。由此看来,企业档案既是企业从事现实活动的重要资源,又是企业发展的真实纪录。它既有较大的利用价值,又具有 可靠的史料价值。 企业档案从发挥作用的性质来分,它具有三种功能:一是情报功能。企业情报中又可分为技术情报和经济情报,如企业的技术档案、生产档案、设备档案、产品、工艺图纸等本身就是重要的技术或经济情报。如何开发好企业档案信息情报资源,对于企业的生存发展更具有重要的战略性意义。二是参考功能。档案中记载了企业各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为企业生产经营管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案,更是进行企业现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是,无论普通档案,还是科学技术等专门档案,总的来说,都在不同程度上和不同的方面反映了企业经济活动的情况,都能为以企业经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息,对制订企业总规划、经济计划, 4 检查和总结生产情况,推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等,都是重要的参考材料。三是凭证功能。企业档案是一种具有本源性的信息,因为它是企业活动直接地、原始地产物,它不是人们有意编造的,也不是根据个人的好恶或某种需要而修改加工的。它的可靠性足以见证、查证、证明某一事实。我们通常见到的诸如合同协议、单据凭证、规章条例等,就具有这一功能。 另外,企业档案管理也是现代企业文化建设中的重要组成部分。 看不见、摸不着的企业文化,就像高楼大厦里的钢筋、螺钉、焊缝,轻易不被人看见,却渗透到了大厦的每一个角落、关节和着力点,承载着大厦最为关键的负荷。企业档案管理作为一种高层次的管理,其重要性日益为越来越多的企业所认知。有远见卓识的企业无不把企业档案管理当作攸关企业发展前途的重要工作来抓。而企业档案管理对企业建设的重要性,就好比是大江里江水与船闸的关系,在船闸对滔滔江水的调节下,企业这艘巨轮才能平稳的过渡。 综上所述,企业档案作为企业这一特定社会系统中的一个子系统,与企业本身的体制以及企业管理和改革等活动有着密切关系,而企业本身的体制以及企业管理的不断深化又必然会对企业档案产生重要的影响。所以良好的档案意识,定能对企业档案信息工作 的发展起到有力的推动作用,强化档案工作意识,企业档案工作就会蓬勃发展。 5 参考文献 [1](《浙江档案》2001 年 03 期论企业档案信息的情报功能 (科技档案管理学王传宇主编.


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