企业档案资料管理的重要性

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企业档案资料管理的重要性

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  企业档案资料管理的重要性 企业档案是企业单位从事生产、经营、管理活动中形成的具有一 定保存价值的文件、资料等,是一个企业正常发展不可替代的资产财 富。房产档案更是城市房地产经纪发展的详实记录。档案工作既是一 项业务性工作,又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的 人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意 识。 下面结合日常工作实践总结谈谈企业档案资料管理的重要性及管 理流程。 一、企业为什么要建立健全档案工作 1、企业档案很能反映出一个企业各项活动和生产经营情况,不 仅仅是企业管理的第一手材料,也是企业资产的重要组成部分,更是 企业生产、经营、管理等各项工作的基础。良好的档案管理,有助于 企业增强技术和知识储备,保护好知识产权和商业秘密,为企业的可 持续发展提供强有力的保障。 2、良好的企业档案有助于企业在发展中增强抵御风险的能力, 并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用, 维护企业的经济利益和合 法权益; 3、有助于企业加强自身文化建设,利用丰富生动的档案素材, 展示企业创业发展的历程,培养员工的认同感和归属感,创新企业经 营理念,提升企业的文化品位。 二、日常工作中档案资料管理流程 档案资料管理工作概况可分六个环节,分别为: 收集、整理、 鉴定、保管、统计、提供利用。 1、首先要把分散的资料接收、征集、集中起来,资料接收中要 注意查看资料的原始性、完整性、合法性; 2、收集起的档案根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特 征对档案实体进行分类整理; 3、整理后就要根据档案性质来鉴定档案的重要性与存放时间, 可以参照企业档案管理规范进行鉴定; 4、档案的保管就需要有固定的空间及固定的保管人,把档案按 照类别入库入盒,严格按照企业要求进行保管; 5、档案统计工作,在我们工程内部编排纸质目录台帐与电子目 录台帐,便于内部管理及外人查阅; 6、工程档案,是房地产企业内部各大部门及政府部门利用较多 的档案,利用多也是工程档案保管价值的体现,在提供利用中做好登 记及正确处理提供利用与保密之间的关系。 不规范的企业档案管理会在企业今后的管理过程中遗留很多隐 患(比如:1、企业核心技术、资料被剽窃为他人所用;2、因为企业 档案没有密级和权限而导致员工最后成为自己的竞争对手;3、不同 程度的发生泄密行为发生;4、运营费用超出实际需要的费用;5、很 多事情发生后不能很快找到直接责任人,互相推委等) 。 三、如何规范档案管理的建议和要求 1、要增强档案管理意识,纳入到各部门日常工作中,使档案工 作与各项工作同步进行。 2、定期对各部门档案管理工作进行抽查,以标准指路,档案资 料较规范的年终设立专项优秀奖等。 3、聘请专业档案管理人员进行实践陪训,提高档案管理能力。 4、建议分公司各部门设置专职或兼职档案管理员。 作为工程部的资料档案管理人员,必须要认真学习档案管理知 识,不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门 类档案、 各种载体档案的管理方法。 夯实理论基础, 勤总结, 勤改进, 不断创新。 万晟工程部:居群艳


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