合同档案管理制度

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合同档案管理制度

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  合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分,也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护单位的权益。

  合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料,合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分,也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理,可以完整保存与合同相关的证据材料,如果有纠纷一旦发生,可以及时运用档案记载的内容,依法维护单位的权益。

  其主要内容包括:档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

  为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定合同档案管理制度。为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化制度化、科学化,特制定本制度。

  依据凭证性,是合同档案最突出也是重要的特点,意思是说依法订立的合同对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等,都必须完全地、唯一地依据合同档案,否则,就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一作用,在市场经济体制下,合同档案时维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起广大经营者、管理部门以及档案工作者的重视。

  合同要对当事人有法律的约束力,其自身必须具备法律规定的许可性,即对于合同本身是否具有法律效力,法律规定了特定的形式,不具备法律所要求的特定形式,该合同就不具有法律效力,视为无效合同。

  在诉讼中,要证明一个合同法律效力的成立,就应当以法律要求的特定形式去加以证明。而在合同档案管理工作中经常发生的“证据灭失”问题,原因正是对合同形式与内容的规范性要求不甚了解,以致在收集、保管过程中缺失了合同档案的若干组成部分,造成合同档案法律效力的部分乃至全部的丧失,导致当事人合法权益受到损害。

  时效是一个法律术语,指时间在法律上的效力。时间本身就是一种法律事实,能够引起一定的法律后果。《合同法》《民法》等许多相关法律对在合同的要约、承诺、履行以及争议解决各个不同阶段内合同的效力以及当事人各种权力、义务的存在与消灭等均有所规定,可以说时效性特征贯穿于合同始终。

  1、合同档案管理实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案完整、完全和有效利用。

  2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

  3、各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名专门人员负责合同文档管理。

  制定该制度的基本要求是要根据企业管理的实际情况,规定合同档案的期限和管理程序,既要考虑到简便实用,也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案,作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此,可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。

  制作合同档案的基本要求是如实记载合同签订、履行的真实情况,特别是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登记归档,便于查询和利用。

  2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。

  4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

  5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门

  主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

  鉴于合同档案的重要性和特殊性,结合档案管理的实际工作,建议各单位档案管理部门,在执行机关档案管理标准的基础上,把合同档案作为专门档案进行管理,并在管理中注意以下几个方面的问题:

  有别于普通文书档案,合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性,不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来,稍不留心,就会出现遗漏。因此,在合同档案的收集、整理过程中,合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作,明确合同档案的具体内容,了解合同的履行情况,从而确定合同档案的归档范围,并随情况的变化不断进行修订和补充,从而使合同档案及时、完整地归档有了制度保证。在实际的工作过程中,合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料,为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。在提供档案合同利用时,可以及时主动地提供相关材料上门服务。总而言之,要着眼全局,做到未雨绸缪,才能保证合同档案收集的完整、及时,进而发挥应有功效,维护当事人的合法权益。

  这要求档案工作人员了解合同的办理情况,正式合同文本签字仪式都应到场,合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等,也应采取随时收集的方法归档,避免合同档案的遗漏及时效的损失。

  通过对合同档案形式与内容的规范性的分析,我们可以知道,人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规,了解合同的办理状况,保证不遗漏与合同有关的档案材料,能够准确、有力地反映当事人的合法权益。

  鉴于合同档案的重要意义,档案部门在提供利用时,除特殊情况时一般不应提供合同文本原件,而是提供复印件,既方便了利用又减少了磨损,同时对合同档案的查阅也应制度化,对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施,以免泄露单位机密。

  要做好档案合同的管理工作,离不开业务部门的合作与支持。同时,档案部门也可以发挥主观能动性,配合业务部门定期检查合同的办理情况,对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档,清理遗漏的合同材料,对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知识,加强业务部门的档案意识,为合同档案的管理奠定良好的基础。


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